Schnell und einfach erledigt – Digitalisierungsschub für die Verwaltung

Schnell und einfach erledigt – Digitalisierungsschub für die Verwaltung

Lisa Baumgartner
Einen angenehmen Tag wünsche ich Ihnen, liebe neunmalklug-Zuhörende. Lisa Baumgartner, mein Name. Den habe ich übrigens auch gerade auf ein Formular geschrieben, natürlich am Computer in ein Online-Formular. Bei der Einkommensteuererklärung haben Sie schon Ihre Einkommensteuererklärung gemacht via FinanzOnline, dem digitalen Finanzamt. Also, das ist jetzt nur ein Beispiel, wie ja Behördenwege digital erledigt werden können. Digitalisierung in der Verwaltung: Wie ist es da in Österreich generell bestellt? Was bringt sie? Und wie können wir sie vorantreiben? Fragen, die mein Interviewpartner heute beantwortet: Günter Horniak, Bachelorstudiengangsleiter Public Management. Guten Tag, Herr Horniak.

Günter Horniak:
Schönen guten Tag.

Lisa Baumgartner
Herr Horniak, machen wir mal so ein bisschen einen Istzustand. Welche Aufgabe erfüllt denn die österreichische Verwaltung? Sie dient also sicherlich der professionellen Systemerhaltung, aber was leistet die Verwaltung konkret?

Günter Horniak
Also vielleicht einen kleinen Schritt zurück. Der Staat hat im Wesentlichen drei Aufgaben. Das ist die Gesetzgebung, das ist die Gerichtsbarkeit und das ist die Verwaltung, zu der auch die Exekutive gehört. Und die Verwaltung unterteilt sich auch noch in drei große Schwerpunktsetzungen: Bundesverwaltung, Länderverwaltung und die Verwaltung den Gemeinden. Das ist dort, wo die Verwaltung auch am spürbar ist. Das ist bei den Gemeinden am Land, wo man da wirklich unmittelbar Kontakt auch zur Verwaltung hat. Aus diesen großen Aufgabengebieten kann man jetzt schon sehr viele Beiträge der Verwaltung ablesen. Die Verwaltung trägt mit ihrem Managen der Staatsaufgaben jedenfalls zum Wohlstand bei und natürlich auch zur Lebenszufriedenheit der Menschen. Also, wir wissen, wie komplex manche Verwaltungsvorgänge sind, und da kann man den Menschen, glaube ich, schon das Leben sehr erleichtern. Die Verwaltung ist aber auch ein wichtiger Wertschöpfungs- und Standortfaktor. Viele Unternehmen aus dem Ausland formulieren immer wieder, dass die Verwaltung in Österreich mit ein Grund ist, warum sie Österreich als Betriebs-, als Wirtschaftsstandort betrachten und die Verwaltung dort ein verlässlicher Partner ist. Und das ist für die Wirtschaft von enormer Bedeutung.

Lisa Baumgartner
Um diese Aufgaben künftig jetzt noch besser, effizienter zu erfüllen: Für welche Herausforderungen sollten wir uns denn da gut vorbereiten? Was ist jetzt zu bedenken und auf Schiene zu setzen?

Günter Horniak
Ich denke, die letzten turbulenten Jahre haben wirklich gezeigt, dass es vor allem die großen, unerwarteten Ereignisse sind oder sein können, die eine Gesellschaft, einen Staat vor große Herausforderungen stellen können. Covid-19 und auch ganz aktuell der Krieg in der Ukraine werden nicht die letzten Zäsuren bleiben. Es kommen da einhergehend mit diesen beiden Punkten noch viele Herausforderungen auf uns zu. Hier muss die staatliche Verwaltung, die staatliche Organisation gut funktionieren und das haben wir auch gesehen: Es ist notwendig, rasch neue Wege zu finden. Und um diese neuen Wege zu finden, um Innovation auch in das System hineinzubringen, braucht es einfach gut ausgebildete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die vor allem zusammenhängend denken können und diese komplexen Problemstellungen verstehen. Es braucht also - und da bin ich gleich bei meinem Studium auch - es braucht unbedingt so eine interdisziplinäre Ausbildung, eine Professionalisierung des Verwaltungshandelns, eben ein Public Management. Und ich denke, insbesondere das Covid-Management hat auch aufgezeigt, dass in der Verwaltung oftmals zu viele Prozesse nebeneinander laufen, vor allem auch ohne Schnittstellen zueinander. Hier braucht es unbedingt jetzt eine Aufarbeitung dessen, wie und warum was passiert ist. Es braucht eine neue Vernetzung dieser gesamten mehr sein, dass eine Verordnung erlassen wird, die zum Beispiel nicht die Systeme mit einbezieht, die betroffen sind, und diese Systeme auch das gar nicht umsetzen können. Auf der anderen Seite hat aber, und das möchte ich als positives Beispiel anführen, hat Wien gezeigt, wie gut und wie schnell Verwaltung auch funktionieren kann. Innerhalb von wenigen Tagen hat man im Wiener Austria Center einen Single Point of Context für die Menschen, die aus der Ukraine geflüchtet sind, eingerichtet. Die finden dort alle Informationen und gesamte Betreuung, die sie in so einer schwierigen Situation auch brauchen.

Lisa Baumgartner
Ich glaube, wir als Bürgerinnen und Bürger sind ja da auch gefordert. Und Corona und Homeoffice hat es vielleicht ein bisschen beschleunigt, dass wir uns mit der Digitalisierung ein bisschen mehr auseinandersetzen. Wo kann ich denn als Bürger und Bürgerin mich auf die Verwaltung hier verlassen, digital?

Günter Horniak
Digitalisierung ist natürlich in der Verwaltung ein großes Thema. In der Österreichischen Verwaltung ist Digitalisierung vor allem auch dazu da, um den Kontakt zu den Bürgerinnen und Bürgern einfach zu machen, zu erleichtern. Viele Behördenwege sind schon online möglich. Sie haben zu Beginn FinanzOnline erwähnt. Ich denke, das ist das womit die meisten von uns schon unmittelbar zu tun hatten und durchaus, glaube ich, auch wohlwollend. Es funktioniert recht gut. Aber auch so Punkte wie Führerschein oder Reisepass oder eine eCard, die arztlose Krankmeldungen, wenn ich das so sagen darf, ist auch auf akute Verwaltung zurückzuführen und haben wir gebraucht. Die Verwaltung setzt bei der Digitalisierung stark auf Dienstleistung und das auch bei Unternehmern, um hier wieder am Wirtschaftsstandort anzuschließen. Auch für die gibt es eine Reihe von Vereinfachungen aufgrund der Digitalisierung. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung bedeutet das aber auch etwas ganz Neues. Sie brauchen neue Skills. Sie müssen die Kompetenzen bekommen, die bislang analogen Prozesse jetzt in digitale Prozesse zu verwandeln. Damit geht ja vieles einher. Da müssen zum Teil sogar Organisationen verändert werden, um hier diese analogen Prozesse, den Papierlauf sozusagen, zu verändern. Das heißt, und dahingehend bilden wir unsere Studierenden auch aus, sie müssen die Kompetenz haben, sie müssen mit IT-Expert*innen sprechen können, denn die müssen ja die Verwaltungslogiken verstehen, die müssen dann diese Programme, diese Tools auch verfassen. Und dazu brauchen wir, braucht die Verwaltung, diese Digitalisierungsdolmetscher, so wie wir auch unsere Studierenden bezeichnen, oder was unser Anspruch ist. Das heißt, wir brauchen hier die Schnittstelle, um das Verwaltungsdenken in digitales Denken umsetzbar zu machen. Dafür bilden wir auch aus.
Lisa Baumgartner: Das ist ein bisschen eine Pionieridee dahinter.

Günter Horniak
Würde ich schon sagen. Wir haben ja ein neues Curriculum seit einem Jahr. Wir haben davor viele Gespräche geführt mit den Betroffenen in den unterschiedlichen Verwaltungsgebieten. Und das hat sich herauskristallisiert, dass solche Kompetenzen einfach fehlen. Woher auch? Man bekommt es nicht währenddessen einfach so mit übermittelt oder vermittelt. Und wir haben uns vorgenommen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung einfach besser hier auszustatten, mit dem Wissen und den Kompetenzen.

Lisa Baumgartner
Wenn wir von Kompetenzen sprechen und Digitalisierungsprojekten aus der jüngeren Vergangenheit, da fällt mir zum Beispiel ein: das Kaufhaus Österreich. Das hat ja harte Kritik einstecken müssen, hat viel gekostet und wenig gebracht, so lautet die Kritik. Was können wir daraus lernen?

Günter Horniak
Das Kaufhaus Österreich ist vielleicht wirklich kein Ruhmesblatt in den Digitalisierungsbemühungen der Verwaltung. Wir können da vielleicht wirklich an das Gesagte anknüpfen. Da gab es ganz sicher und davon gehe ich aus, auch gute Idee für dieses Kaufhaus Österreich sozusagen, also einen politischen Wunsch, der an die Verwaltung übertragen wurde zur Umsetzung. Jetzt wurde diese Aufgabe, dieser politische Wunsch, an Personen übertragen, die eben noch nicht über diese Digitalisierungskompetenzen verfügt haben, über die wir gerade vorhin gesprochen haben, für die wir ausbilden. Also, man hat es nicht geschafft, diese Verwaltungslogiken oder diesen Wunsch in ein digitales Konzept umzusetzen. Das heißt, man hat dann auch Berater hinzugezogen und hat das Problem damit vergrößert. Die Berater sind Experten, Expertinnen gewesen, aber nicht auf allen Gebieten. Das heißt, auf den Punkt gebracht, hat man einfach, denke ich, aneinander vorbei gesprochen. Man hat unterschiedliche Stränge in der Entwicklung eröffnet und die haben einfach nicht zusammengeführt. Und das sind die Punkte, aus denen man lernen muss. Also man muss sich auch genau die Prozess- und Systemlogiken anschauen, die bei solchen Projekten laufen. Und wenn ich wieder auf unser Curriculum referieren darf: Natürlich haben wir auch Prozess- und Projektmanagement im Curriculum. Also das ist eine Kompetenz, die Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter auch wirklich brauchen und vermehrt brauchen.

Lisa Baumgartner
Das wird sicherlich auch notwendig sein für ein Projekt, das gerade in der Pilotphase ist. Die Handy Signatur wird ja von ID Austria abgelöst. Derzeit wird also gerade getestet. ID Austria ist ein Online-Ausweis. Damit kann ich ja dann digitale Services nutzen und auch Geschäfte abschließen. Und in Zukunft sollen auch Unternehmen vermehrt davon profitieren. Welche Vorteile sind Ihrer Ansicht nach die größten?

Günter Horniak
Zuallererst hoffe ich natürlich, dass man schon jetzt aus dem Kaufhaus Österreich gelernt hat und dass die Umsetzung gut klappt. Die Umsetzung ist für mich besonders wichtig, weil es einfach die Akzeptanz dieser ID Austria erhöhen wird. Und ich denke, wir brauchen diese die ID Austria in unserem digitalen Zeitalter. Sie wird viele zusätzliche Möglichkeiten eröffnen, wie Bürgerinnen und Bürger mit der Verwaltung in Kontakt treten können. Sie werden sehr viele Wege schon vorbereitet und umgesetzt, die nur dann möglich sind. Also, da geht es wirklich um die Ummeldung vom Wohnsitz, da geht es wirklich um den Führerschein komplett digital zu beantragen, zu erhalten, Reisepass. Viele Dinge werden wirklich mit dieser ID Austria dann möglich, die es aktuell noch nicht gibt. Dazu braucht es aber die Akzeptanz. Dazu braucht es ein gut umgesetztes Projekt. Aber davon gehe ich jetzt ganz stark aus.

Lisa Baumgartner
Also, Handysignatur. Da erinnere ich mich immer daran. Immer dann, wenn ich es brauche, weiß ich mein Passwort nicht mehr und dann scheitere ich.

Günter Horniak
Das ist richtig. Das wird vielleicht ähnlich auch so bleiben. Das Problem, glaube ich, kennen viele von uns mit dieser großen Anzahl von Passwörtern, die man sich merken muss. Vielleicht hilft es, die einfach einmal analog zu notieren, irgendwo, wo es niemand findet. Aber letztendlich glaube ich, ist es einfach nur Gewohnheit. Man wird sich auch stärker an die Nutzung gewöhnen und sein Passwort, das braucht man dann auch noch, eher parat haben.

Lisa Baumgartner
Ein Schlagwort, wenn es um die Digitalisierung geht, ist ja auch immer Ausgrenzung. Sprich es macht ja nicht jeder Bürger und nicht jede Bürgerin den digitalen Fortschritt mit. Denken wir jetzt einmal ans Einbringen von Anträgen, beispielsweise für das Parkpickerl in Wien. Da hat's natürlich eine Form gegeben, die war online. Aber natürlich hat man auch aufs Amt gehen können. Solche Termine, Vereinbarungen und analoge Termine werden dann künftig auch notwendig sein, oder?

Günter Horniak
Definitiv. Also man hat auch gar nicht vor, dass jetzt alles eins zu eins in die digitale Welt zu verlagern. Das geht auch gar nicht. Also diese Ausgrenzung oder eine mögliche Ausgrenzung ist ein ganz wichtiger Punkt. Verwaltungsleistungen müssen immer für jede und jeden offenstehen. Es darf niemand ausgeschlossen werden. Diese Teilhabe ist doch gesetzlich verankert. Man darf niemanden aus diesen Services ausschließen. Mit der Digitalisierung bekommt es natürlich eine neue Dynamik. Aber das Thema Digital Divide, also das Trennen der Gesellschaft in eine solche, die Computer und Handys nützen, und in eine solche Gruppe, die das nicht nützen, darf nicht passieren. Hier müssen wir das wirklich berücksichtigen. Bei der Ausarbeitung von dieser möglichen Nicht-Teilhabe sind ja nicht nur Menschen betroffen, die ihr Handy oder ihr Laptop bewusst nicht nützen wollen, sondern auch jene, die das vielleicht gar nicht können. Das betrifft Migrantinnen und Migranten zum Beispiel, betrifft aber auch Menschen mit einer Beeinträchtigung.

Lisa Baumgartner:
Ältere Personen...

Günter Horniak
Ältere Personen natürlich auch. Und für all diese Gruppen muss es weiterhin den Zugang zu all diesen Serviceleistungen geben. Das wird auch gewährleistet und das stellt man auch sicher. Und die Unterstützung direkt am Amt ist zum Beispiel eine solche Möglichkeit, die es auch weiterhin geben wird.

Lisa Baumgartner
Bedeutet Digitalisierung immer Einsparung und in welchen Bereichen wird die gerade in der Verwaltung dann schlagend?

Günter Horniak
Digitalisierung und Einsparung und die Einsparung von Arbeitsplätzen, das ist ein Thema, das immer wieder zusammen aufgegriffen wird. Vor allem kann man mit dieser Digitalisierung im Verwaltungsbereich Zeit sparen. Für die Verwaltung gilt das, aber natürlich auch für alle Bürgerinnen und Bürger, die sich Zeit sparen, die sich Wege sparen und damit natürlich auch die eine oder andere Fahrt mit dem Auto. Also ein kleiner Umweltschutz-Gedanke. Aber, generell verstehe ich schon, dass man das Thema Digitalisierung mit dem Verlust von Arbeitsplätzen in Verbindung bringt. Das zeigt sich jetzt auch in der Verwaltung, aber eigentlich nicht. Zum einen ergeben sich einfach neue Aufgaben aus der Digitalisierung heraus, Aufgaben, die es zuvor nicht gab. Und zum anderen braucht es nach wie vor Menschen, das wird sich, denke ich, nicht ändern, die viele Prozesse kontrollieren, die einen letzten Blick auf etwas werfen und somit die Digitalisierung menschlich kontrollieren. Natürlich, wenn ich jetzt auf die Industrie blicke, wird sich die eine oder andere Tätigkeit hin zu Robotern verlagern. Aber auch dann, braucht es den Menschen, der diese Roboter programmiert. Was sich für mich daraus ganz stärk ergibt: Dass Bildung und Ausbildung in der Zukunft noch viel, viel wichtiger werden wird und einen noch höheren Stellenwert bekommt als aktuell.

Lisa Baumgartner
Sie haben jetzt in Ihrer Antwort angesprochen das Thema Ressourcen sparen, eben Autowege werden gespart, sprich Stichwort Nachhaltigkeit. Inwieweit zahlt Digitalisierung die Nachhaltigkeit ein?

Günter Horniak
Also, da sprechen Sie ja ein Thema an, das für mich, also nicht nur für mich, aber für mich persönlich ganz von großer Bedeutung ist. Ich habe sehr viele Jahre mit diesem Thema verbracht, daran gearbeitet. Es ist relativ klar, dass wir es uns nicht mehr leisten können, so weiter zu leben, wie wir aktuell leben. Also, Ressourcenverbrauch, Bodenversiegelung, das Aussterben von tierischer Vielfalt und ganz oben der Klimawandel. Es braucht einfach neue Lösungen und auch digitale Lösungen. Dass Digitalisierung und Nachhaltigkeit noch kein sehr altes Thema sind, kann man vielleicht auch daran erkennen, dass bei den SDGs, die vor mehreren Jahren, 2016 in Kraft gesetzt wurden, das Thema Digitalisierung noch überhaupt keine Rolle spielt. Also, das ist ein interessanter Punkt. Dennoch gibt es eine Reihe von Anknüpfungspunkten mit Digitalisierung und Nachhaltigkeit: Also vielleicht zuerst einmal das Thema: nachhaltige Digitalisierung. Hier geht es darum, Digitalisierung selbst per se nachhaltiger zu machen. Wir müssen daran denken, dass Digitalisierung ja einen großen Energieverbrauch hat. Wir brauchen sehr viel Strom für unsere PCs, Laptops, für unsere Serverfarmen. Jede Anfrage bei Google verbraucht Strom. Also kann man sagen, Digitalisierung braucht auch Energie.

Lisa Baumgartner
Aber dafür haben wir weniger Papier, das wir verbrauchen.

Günter Horniak
Dafür haben wir auf der einen Seite weniger Papier, das wir verbrauchen. Das ist richtig. Dafür lagern wir das digital aus auf diesen Serverfarmen. Und die brauchen wirklich viel Strom. Und hier greift diese nachhaltige Digitalisierung. Man kann diese Serverfarmen mit grünem Strom, mit alternativen Energien betreiben. Wir können bei den vielen Akkus, die wir für all diese Geräte brauchen, stärker auf Ressourcen achten, die Geräte länger nutzen und hier einen Beitrag zu einer nachhaltigen Digitalisierung legen. Und, wenn man uns das jetzt von der anderen Seite anschauen: Was bedeutet Digitalisierung für Nachhaltigkeit? Also, da gibt es eine Reihe von Punkten. Überall dort, wo es um Ressourcenverbrauch geht, um Effizienzsteigerung beim Ressourcenverbrauch, kann Digitalisierung unterstützen. Aber sie kann Aufgaben übernehmen, die für den Menschen ein wenig zu komplex sind. Wenn ich hier an die Kreislaufwirtschaft denke, wo bessere Abläufe möglich sind aufgrund Digitalisierung, künstliche Intelligenzen bei Windrädern zum Beispiel, aber auch in der Landwirtschaft, wo Computer zum einen den Düngebedarf, den Einsatz von Pflanzenschutzmitteln reduzieren und den richtigen Zeitpunkt für das Bewässern der Felder vorgeben können. Also, hier sehe ich schon ein großes Feld, wo Digitalisierung die Nachhaltigkeit unterstützen kann. Also überall dort, wo es um Datengetriebene Effizienzsteigerung geht.

Lisa Baumgartner
Was wünschen Sie sich denn persönlich von der Verwaltung in der Zukunft?

Günter Horniak
Aktuell würde ich die Verwaltung mit einem großen Dampfer vergleichen, der unbeirrbar seinen Weg macht. Ich würde mir wünschen, dass man hier auch innovativer wird im Sinne von: Zusätzlich so kleine Schnellboote verwendet, die schnell und stark auf Anforderungen von außen reagieren können, innovativ arbeiten dürfen. Das ist auch ein Thema. Man darf nicht immer so arbeiten, wie man gerne möchte. Und das wünsche ich mir, dass man mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten lässt und mehr ihr Wissen einbringen lässt. Sozusagen, das Wissen, das sie auch bei uns im Studium erwerben.